Proceso de Administración de Proyectos

Proceso de administración del proyecto

“La administración de proyectos, es el proceso de combinar sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, Presupuesto y calidad.” (Baker, 1999).

Es la disciplina del planteamiento, la organización, la motivación, y el control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos. Para poder dar definición a lo que es en sí proceso de administración de proyecto debemos tener en cuenta que es un proyecto; es una fuente de costos y beneficios que ocurren en distintos periodos de tiempo, es el origen de un flujo de fondos provenientes de ingresos y egresos de caja que ocurren a lo largo del tiempo.

También podemos decir que es la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema tendiente a resolver entre muchas, una necesidad humana con una secuencia de tareas con un principio y un final limitados por el tiempo, los recursos y los resultados deseados.

Dentro de la administración de proyecto existen varias  fases las cuales son: 

Inicio.

Planeación.

Organización.

Supervisión.

Control.

Evaluación.

Conclusión

Inicio:

Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo.

Determinar lo que el proyecto debe lograr.

Definir la meta global del proyecto.

Definir las expectativas generales de los clientes, de la administración o los interesados.

Precisar el alcance general del proyecto

Seleccionar los miembros iniciales del equipo. 

Planeación:

Perfeccionamiento del alcance del proyecto

Listado de tareas y actividades que llevaran al logro de las metas del proyecto.

Secuencia de actividades

Desarrollo de un calendario y presupuesto.

Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados.

 La planeación de proyectos forma parte de la gestión de proyectos, la cual se vale de cronogramas tales como diagramas Gantt para planear y subsecuentemente informar del progreso  dentro del entorno del proyecto; así mismo se puede decir que es el proceso para cuantificar el tiempo y recursos que un proyecto costara. La finalidad del planeamiento de proyecto es crear un plan de proyecto que un gestor de proyectos para acompañar el progreso de su equipo.

Dentro del proceso de planificación de proyectos tenemos:

Especificaciones del proyecto:

Descripción y objetivos del proyecto

 Fecha de finalización.

Productos que se obtendrán con el proyecto.

Recursos que se utilizarán.

Una correcta y detallada definición del proyecto es imprescindible para una correcta planificación.

Si existen imprecisiones en la definición del proyecto, éstas se reflejarán en la planificación, que dejará de tener utilidad como herramienta para una adecuada gestión del proyecto.

Definición del calendario del proyecto:

Horarios y turnos de trabajo

Días festivos

Períodos vacacionales.

Es imprescindible asegurarse de que el número de horas disponibles entre la fecha de inicio y final de proyecto es igual al número de horas necesario para realizar el proyecto.

Determinación de las características de cada actividad

Definición de las características de cada actividad

Cálculo del número de horas necesarias para llevarla a cabo. Se pueden utilizar dos estrategias:

Calcular el número de horas por unidad de recurso. En tal caso, la duración de la tarea se determinará cuando se le asignen los recursos que la llevan a cabo.

Calcular el número de horas teniendo en cuenta qué recursos se utilizarán. Si se modifican los recursos asignados, es necesario recalcular la duración.

Determinación de fechas específicas que puedan afectar a la actividad

Determinación de cómo se verá afectada la actividad por la existencia de festivos, la asignación de recursos adicionales o la realización de horas extraordinarias

Localización de hitos o puntos claves de control

Los hitos se utilizan como marcadores o puntos de control. Indican fechas o puntos dentro del proyecto que se han de tener en especial consideración. Un hito es una actividad de duración nula (0 horas).

Seguimiento:

Es la comprobación periódica del cumplimiento de las previsiones. Tiene dos aspectos diferenciados:

Comprobación de la funcionalidad: control de calidad del producto.

Comprobación de la planificación: control de calidad del proceso (eficiencia y productividad).

 

Organización:

En la organización de proyectos podemos decir que frecuentemente es temporal, utiliza especialistas de diferentes áreas, debe ir encabezado por un líder de proyecto que coordine las actividades y controle la programación y costos.

Dentro de la organización de proyectos existen una serie fundamentos los cuales se deben tomar en cuenta a la hora de organizar:

Dirigir el Equipo.

Reunirse con los miembros del equipo.

Comunicarse con terceros involucrados.

Resolver problemas o conflictos que puedan surgir durante el proyecto.

Asegurar los recursos necesarios como: dinero, personal, equipo y tiempo.

Decisión estratégica en la organización del proyecto.

La decisión de llevar a cabo un proyecto debe considerarse una decisión estratégica, por cuanto es capaz de influir en el funcionamiento y, por tanto, en la rentabilidad de la empresa.

 En un entorno informatizado y estable la decisión de iniciar un proyecto viene dada por:

Una nueva necesidad

Una evolución o cambio importante

Una mejora por una informatización deficiente

Cuando se crea o se cambia el entorno informático, debe considerarse el proyecto encuadrado en un plan de sistemas dentro de la estrategia empresarial.

El plan de sistemas decide las necesidades de información.

El plan estratégico está orientado a conseguir la información necesaria. Hay que considerar:

La situación actual

La situación deseada

Las distintas alternativas

Además hay que tener en cuenta:

La viabilidad: Siempre debe considerarse la necesidad de abordar un proyecto teniendo en cuenta los recursos de los que se dispone o se puede disponer.

La rentabilidad: relación entre los costes y el beneficio esperado

El equipo de Trabajo reglas:

Reglas básicas:

Cada equipo debe ser lo suficientemente pequeño para ser controlable y manejable.

Cada equipo deberá realizar las tareas que conduzcan a un nivel de interacción con otros equipos.

Cada equipo deberá realizar las tareas que constituyan una gran cohesión.

Tipos de equipos (Larsony La Fasto, 1989):

Para la resolución de problemas: se centra en resolver un problema complejo, poco definido.

Para creatividad: su objetivo es explorar posibilidades y alternativas.

Para ejecución táctica: su misión es la ejecución de un plan bien definido.

Características adicionales:

Papeles y responsabilidades claros.

Monitorización del rendimiento individual y realimentación.

Comunicación efectiva.

Toma de decisiones basada en hechos.

Estructura y Funciones del Equipo

Jefe de proyecto: sus funciones son planificar, coordinar y controlar.

Administración y documentación: labor de asistir al jefe de proyecto en la administración (planificación, reuniones, etc.) así como en la documentación durante todo el proyecto

Soporte de métodos e instrumentos: función de asistencia a los miembros del equipo en el uso de métodos y herramientas.

Seguro y control de calidad: revisión del proyecto para asegurar la calidad de los documentos, principalmente empleando técnicas de lectura cruzada.

Supervisión:

La supervisión es un proceso de interacción directa entre los individuos involucrados en determinado trabajo con el propósito de tener éxito en su desempeño y en la consecución de sus objetivos.

Control:

Monitorear recursos, costos, calidad, y el presupuesto; revisar los planes y el uso de recursos para cumplir los requisitos de tiempo y de costo. En el control de procesos de proyectos se deben tener en cuenta algunos factores:

Vigilar las desviaciones del plan.

Emprender acciones correctivas.

Recibir y evaluar cambios en el proyecto solicitado.

Cambiar los calendarios del proyecto.

Adaptar los niveles de recursos.

Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes.

Evaluación:

 Se debe evaluar en el proceso de administración de proyecto lo siguiente:

Unidad o grupo ejecutor del proyecto.

Estudio del mercado, demanda por insumos y el producto final.

La oferta: competencia para el proyecto.

Aspectos técnicos: localización, tamaño, procesos y tecnología del proyecto.

El financiamiento de un proyecto, la importancia de su estructura.

La proyección del flujo durante la vida útil del proyecto.

La evaluación económica- financiera.

 

Conclusión:

Reconocimiento de logros y resultado.

Cierre de las operaciones y dispersión del equipo.

Aprendizaje de la experiencia del proyecto

 Revisión del proceso y resultados

 Redacción del informe final

Áreas de gestión de proyectos:

Las actividades de gestión de proyectos se agrupan en nueve áreas:

Gestión de la integración del proyecto: procesos necesarios para asegurar la adecuada coordinación de los elementos del proyecto

Gestión del alcance del proyecto: procesos para asegurar que el proyecto incluye el trabajo requerido

Gestión del tiempo: procesos que aseguran la terminación del proyecto a tiempo

Gestión del coste: procesos que aseguran la realización del proyecto con el presupuesto aprobado

Gestión de la calidad: procesos para asegurar la satisfacción de las necesidades establecidas

Gestión de recursos humanos: procesos necesarios para hacer más efectivo el trabajo de las personas implicadas en el proyecto

Gestión de las comunicaciones: procesos que aseguran que la generación, recolección diseminación y almacenamiento de la información del proyecto se realice de la forma apropiada y a tiempo

Gestión de riesgos: procesos relacionados con la identificación, análisis y respuesta a los riesgos del proyecto

Gestión de las adquisiciones: procesos para la adquisición de bienes y servicios fuera de la organización