viernes, 28 de febrero de 2014
lunes, 24 de febrero de 2014
domingo, 23 de febrero de 2014
Diagrama de Gantt
El diagrama
de Gantt es una herramienta gráfica cuya finalidad es mostrar el tiempo programado
para diferentes actividades a lo largo del desarrollo de un proyecto; la visualización
es en orden cronológico, algunas tareas requieren más tiempo que otras.
Dentro de la Proyección
estratégica es un instrumento muy útil, se puede crear un diagrama de Gantt con una hoja de cálculo de forma sencilla,
seleccionando las celdas para formar la representación de cada tarea, de igual
forma, existen programas desarrollados para crear fácilmente estos diagramas,
entre los cuales podemos mencionar: openproj, Microsoft project.
martes, 4 de febrero de 2014
Proceso de Administración de Proyectos
Proceso de administración del proyecto
“La administración de proyectos, es el proceso de
combinar sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto dentro de las
metas establecidas de tiempo, Presupuesto y calidad.” (Baker, 1999).
Es la disciplina del planteamiento, la
organización, la motivación, y el control de los recursos con el propósito de
alcanzar uno o varios objetivos. Para poder dar definición a lo que es en sí
proceso de administración de proyecto debemos tener en cuenta que es un
proyecto; es una fuente de costos y beneficios que ocurren en distintos
periodos de tiempo, es el origen de un flujo de fondos provenientes de ingresos
y egresos de caja que ocurren a lo largo del tiempo.
También podemos decir que es la búsqueda de una
solución inteligente al planteamiento de un problema tendiente a resolver entre
muchas, una necesidad humana con una secuencia de tareas con un principio y un
final limitados por el tiempo, los recursos y los resultados deseados.
Dentro de la administración de proyecto existen varias
fases las cuales son:
Inicio.
Planeación.
Organización.
Supervisión.
Control.
Evaluación.
Conclusión
Inicio:
Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a
cabo.
Determinar lo que el proyecto debe lograr.
Definir la meta global del proyecto.
Definir las expectativas generales de los clientes,
de la administración o los interesados.
Precisar el alcance general del proyecto
Seleccionar los miembros iniciales del equipo.
Planeación:
Perfeccionamiento del alcance del proyecto
Listado de tareas y actividades que llevaran al
logro de las metas del proyecto.
Secuencia de actividades
Desarrollo de un calendario y presupuesto.
Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros
apropiados.
La
planeación de proyectos forma parte de la gestión de proyectos, la cual se vale
de cronogramas tales como diagramas Gantt para planear y subsecuentemente
informar del progreso dentro del entorno
del proyecto; así mismo se puede decir que es el proceso para cuantificar el
tiempo y recursos que un proyecto costara. La finalidad del planeamiento de
proyecto es crear un plan de proyecto que un gestor de proyectos para acompañar
el progreso de su equipo.
Dentro del proceso de planificación de proyectos
tenemos:
Especificaciones del proyecto:
Descripción y objetivos del proyecto
Fecha de
finalización.
Productos que se obtendrán con el proyecto.
Recursos que se utilizarán.
Una correcta y detallada definición del proyecto es
imprescindible para una correcta planificación.
Si existen
imprecisiones en la definición del proyecto, éstas se reflejarán en la
planificación, que dejará de tener utilidad como herramienta para una adecuada
gestión del proyecto.
Definición del calendario del proyecto:
Horarios y turnos de trabajo
Días festivos
Períodos vacacionales.
Es imprescindible asegurarse de que el número de
horas disponibles entre la fecha de inicio y final de proyecto es igual al
número de horas necesario para realizar el proyecto.
Determinación de las características de cada
actividad
Definición de las características de cada actividad
Cálculo del número de horas necesarias para
llevarla a cabo. Se pueden utilizar dos estrategias:
Calcular el número de horas por unidad de recurso.
En tal caso, la duración de la tarea se determinará cuando se le asignen los
recursos que la llevan a cabo.
Calcular el número de horas teniendo en cuenta qué
recursos se utilizarán. Si se modifican los recursos asignados, es necesario
recalcular la duración.
Determinación de fechas específicas que puedan
afectar a la actividad
Determinación de cómo se verá afectada la actividad
por la existencia de festivos, la asignación de recursos adicionales o la
realización de horas extraordinarias
Localización de hitos o puntos claves de control
Los hitos se utilizan como marcadores o puntos de
control. Indican fechas o puntos dentro del proyecto que se han de tener en
especial consideración. Un hito es una actividad de duración nula (0 horas).
Seguimiento:
Es la comprobación periódica del cumplimiento de
las previsiones. Tiene dos aspectos diferenciados:
Comprobación de la funcionalidad: control de
calidad del producto.
Comprobación de la planificación: control de
calidad del proceso (eficiencia y productividad).
Organización:
En la organización de proyectos podemos decir que
frecuentemente es temporal, utiliza especialistas de diferentes áreas, debe ir
encabezado por un líder de proyecto que coordine las actividades y controle la
programación y costos.
Dentro de la organización de proyectos existen una
serie fundamentos los cuales se deben tomar en cuenta a la hora de organizar:
Dirigir el Equipo.
Reunirse con los miembros del equipo.
Comunicarse con terceros involucrados.
Resolver problemas o conflictos que puedan surgir
durante el proyecto.
Asegurar los recursos necesarios como: dinero,
personal, equipo y tiempo.
Decisión estratégica en la organización del
proyecto.
La decisión de llevar a cabo un proyecto debe
considerarse una decisión estratégica, por cuanto es capaz de influir en el
funcionamiento y, por tanto, en la rentabilidad de la empresa.
En un
entorno informatizado y estable la decisión de iniciar un proyecto viene dada
por:
Una nueva necesidad
Una evolución o cambio importante
Una mejora por una informatización deficiente
Cuando se crea o se cambia el entorno informático,
debe considerarse el proyecto encuadrado en un plan de sistemas dentro de la
estrategia empresarial.
El plan de sistemas decide las necesidades de
información.
El plan estratégico está orientado a conseguir la
información necesaria. Hay que considerar:
La situación actual
La situación deseada
Las distintas alternativas
Además hay que tener en cuenta:
La viabilidad: Siempre debe considerarse la
necesidad de abordar un proyecto teniendo en cuenta los recursos de los que se
dispone o se puede disponer.
La rentabilidad: relación entre los costes y el
beneficio esperado
El equipo de Trabajo reglas:
Reglas básicas:
Cada equipo debe ser lo suficientemente pequeño
para ser controlable y manejable.
Cada equipo deberá realizar las tareas que
conduzcan a un nivel de interacción con otros equipos.
Cada equipo deberá realizar las tareas que
constituyan una gran cohesión.
Tipos de equipos (Larsony La Fasto, 1989):
Para la resolución de problemas: se centra en
resolver un problema complejo, poco definido.
Para creatividad: su objetivo es explorar
posibilidades y alternativas.
Para ejecución táctica: su misión es la ejecución
de un plan bien definido.
Características adicionales:
Papeles y responsabilidades claros.
Monitorización del rendimiento individual y
realimentación.
Comunicación efectiva.
Toma de decisiones basada en hechos.
Estructura y Funciones del Equipo
Jefe de proyecto: sus funciones son planificar,
coordinar y controlar.
Administración y documentación: labor de asistir al
jefe de proyecto en la administración (planificación, reuniones, etc.) así como
en la documentación durante todo el proyecto
Soporte de métodos e instrumentos: función de
asistencia a los miembros del equipo en el uso de métodos y herramientas.
Seguro y control de calidad: revisión del proyecto
para asegurar la calidad de los documentos, principalmente empleando técnicas
de lectura cruzada.
Supervisión:
La supervisión es un proceso de interacción directa
entre los individuos involucrados en determinado trabajo con el propósito de tener
éxito en su desempeño y en la consecución de sus objetivos.
Control:
Monitorear recursos, costos, calidad, y el
presupuesto; revisar los planes y el uso de recursos para cumplir los
requisitos de tiempo y de costo. En el control de procesos de proyectos se
deben tener en cuenta algunos factores:
Vigilar las desviaciones del plan.
Emprender acciones correctivas.
Recibir y evaluar cambios en el proyecto
solicitado.
Cambiar los calendarios del proyecto.
Adaptar los niveles de recursos.
Regresar a la etapa de planeación para hacer
ajustes.
Evaluación:
Se debe
evaluar en el proceso de administración de proyecto lo siguiente:
Unidad o grupo ejecutor del proyecto.
Estudio del mercado, demanda por insumos y el
producto final.
La oferta: competencia para el proyecto.
Aspectos técnicos: localización, tamaño, procesos y
tecnología del proyecto.
El financiamiento de un proyecto, la importancia de
su estructura.
La proyección del flujo durante la vida útil del
proyecto.
La evaluación económica- financiera.
Conclusión:
Reconocimiento de logros y resultado.
Cierre de las operaciones y dispersión del equipo.
Aprendizaje de la experiencia del proyecto
Revisión del
proceso y resultados
Redacción
del informe final
Áreas de gestión de proyectos:
Las actividades de gestión de proyectos se agrupan
en nueve áreas:
Gestión de la integración del proyecto: procesos
necesarios para asegurar la adecuada coordinación de los elementos del proyecto
Gestión del alcance del proyecto: procesos para
asegurar que el proyecto incluye el trabajo requerido
Gestión del tiempo: procesos que aseguran la
terminación del proyecto a tiempo
Gestión del coste: procesos que aseguran la
realización del proyecto con el presupuesto aprobado
Gestión de la calidad: procesos para asegurar la
satisfacción de las necesidades establecidas
Gestión de recursos humanos: procesos necesarios
para hacer más efectivo el trabajo de las personas implicadas en el proyecto
Gestión de las comunicaciones: procesos que
aseguran que la generación, recolección diseminación y almacenamiento de la
información del proyecto se realice de la forma apropiada y a tiempo
Gestión de riesgos: procesos relacionados con la
identificación, análisis y respuesta a los riesgos del proyecto
Gestión de las adquisiciones: procesos para la
adquisición de bienes y servicios fuera de la organización
lunes, 3 de febrero de 2014
lunes, 27 de enero de 2014
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